1800 9224

5 thủ thuật giúp bạn chuyển văn phòng hiệu quả

Trang chủ » Tin tức & sự kiện » Sự kiện

Trở về |

5 thủ thuật giúp bạn chuyển văn phòng hiệu quả

Chuyển văn phòng có thể rất tốn kém thời gian và có thể ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất làm việc của doanh nghiệp bạn. Tuy vậy trên thực tế bạn và đồng nghiệp của mình hoàn toàn có thể không quá tốn kém công sức nếu có sự chuẩn bị tốt và chu đáo cho kế hoạch chuyển văn phòng, đặc biệt là 5 thủ thuật giúp bạn chuyển văn phòng hiệu quả dưới đây chắc chắn đem đến cho bạn cái nhìn tổng quát khi lên kế hoạch chuyển văn phòng.

>> Từ giã việc chuyển văn phòng với văn phòng ảo

>> Cách chuyển văn phòng với hình ảnh

Hãy thử phân tích một chút về những lợi ích của sự chuẩn bị chu đáo trước khi chuyển văn phòng đối với một doanh nghiệp. Thông thường đối với doanh nghiệp nhỏ thì một sự thay đổi của khung cảnh hoặc không gian làm việc có thể là một bước quan trọng trong việc cải thiện nơi làm việc của bạn. Tuy vậy đối với việc chuyển văn phòng nhỏ thì thường sẽ có những ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh nhiều hơn so với doanh nghiệp lớn. Chi phí của việc trả cho dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tphcm kết hợp với sự mất mát về tài chánh gây ra bởi sự ngừng hoạt động sẽ có thể gây ra thiệt hại nếu so sánh với hơn một ngày hoạt động. Những câu hỏi tưởng chừng như đơn giản nhưng vô cùng cần thiết như những nội thất văn phòng nào, trang thiết bị nào và cơ sở vật chất nào cần được chuyển đến văn phòng mới và những cái nào nên bỏ lại?

Kế hoạch chi tiết về không gian văn phòng cho tương lai

Sau khi tìm được tòa nhà văn phòng mới và ký hợp đồng thì đây chính là thời điểm bạn nên bắt tay ngay vào việc xem xét liệu văn phòng mới sẽ trông như thế nào. Công việc bao gồm dự tính trước không gian văn phòng dựa theo nhu cầu của nhân viên và đánh giá xem việc sắp xếp văn phòng và bàn làm việc thực tế sẽ như thế nào. Những yếu tố khác cũng cần được xem xét là khu vực bố trí các thiết bị IT với máy in và máy photo cùng với khu vực nhà kho và nhà bếp. Ngoài ra, sẽ không thừa nếu bạn nên thảo luận với đồng nghiệp của mình để đảm bảo tất cả nhu cầu được đáp ứng trước khi ra quyết định cuối cùng.

Bỏ đồ cũ mua sắm đồ mới

Hãy bắt đầu thực hiện việc bố trí đồ nội thất văn phòng mới. Nếu trường hợp chi phí chuyển đồ nội thất sang văn phòng mới quá nhiều so với những lợi ích mà nó mang lại thì đây là lúc bạn nên gạch chúng ra khỏi danh sách. Còn khi bạn quyết định mua mới toàn bộ đồ nội thất cho văn phòng mới thì bạn cũng cần suy nghĩ làm thế nào để bỏ đồ nội thất cũ ít tốn kém chi phí nhất. Dĩ nhiên bạn có thể bán lại cho các dịch vụ chuyển nhà trọn gói hoặc chuyển văn phòng nhưng không phải lúc nào họ cũng mua. Nên có thể bạn sẽ phải tốn chi phí vận chuyển đồ nội thất cũ cho những tổ chức từ thiện hoặc là đi tiêu hủy.

Hãy giữ khách hàng luôn hài lòng

Một việc đáng quan tâm khác trước khi chuyển văn phòng đó thông báo với khách hàng của bạn về việc này và cho họ biết bất cứ những vấn đề tiềm năng nào có thể xảy ra khi bạn chuyển văn phòng. Hiển nhiên rằng địa chỉ văn phòng mới chắc chắn phải được thông báo cho khách hàng và đồng thời làm thế nào họ có thể liên hệ với bạn trong suốt thời gian chuyển văn phòng và những giao dịch có thể bị trì hoãn khi bạn chuyển văn phòng. Việc thông báo trước cho khách hàng vừa thể hiện tính chuyên nghiệp cũng như ngăn chặn bất cứ sự bối rối không cần thiết hoặc nghi ngờ nếu họ không thể liên hệ được với công ty bạn. Lời khuyên là bạn nên chuyển văn phòng vào thứ sáu hoặc các ngày cuối tuần để giảm thiể những rủi ro đối với khách hàng của bạn.

Ngoài khách hàng ra thì những đại lý quan trọng, ngân hàng, công ty bảo hiểm, cơ quan chính phủ, nhà cung cấp cần phải được thông báo trước về sự chuyển đổi địa điểm giao dịch mới. Bạn cũng đừng quên liên hệ với bưu điện về việc gởi thư đến đến địa chỉ mới cho bạn, ngoài ra cũng đừng quên thay đổi thông tin của bạn trên tờ rơi, bao thư, name card…v…..v…

Cuối cùng nhưng không phải là hết đó là đảm bảo rằng nhân viên của bạn sẵn sàng cho ngày quan trọng này bằng việc yêu cầu công ty chuyển văn phòng chuyển các thùng nhựa hoặc giấy đến từng nhân viên của bạn. Đánh số và dán nhãn từng bộ phận đồ nội thất là công việc vất vả và đòi hỏi chuyên môn cao, tốt nhất nên được thực hiện bởi nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng. Ngoài ra nhân viên của bạn có thể làm các công việc đơn giản hơn như đánh số và dán nhàn thùng giấy hoặc nhựa của mình và lên danh sách số lượng thùng của từng người. Sau đó, những con số và màu sắc đại diện của từng bộ phận trong công ty bạn sẽ được so sánh đối chiếu và chuyển đến đúng vị trí theo sơ đồ văn phòng mới.

Nguồn Vinamoves

Các bài viết khác

5 thủ thuật giúp bạn chuyển văn phòng hiệu quả
Đánh giá bài viết