1800 9224

Cách chuyển văn phòng với hình ảnh

Trang chủ » Tin tức & sự kiện » Sự kiện

Trở về |

Cách chuyển văn phòng với hình ảnh

Thường thì việc chuyển văn phòng trông có vẻ rất khó khăn vì phải di chuyển cả một bộ máy làm việc từ nơi này sang nơi khác. Tuy nhiên, thực tế nó đơn giản chỉ là một quy trình mà thôi, do đó bạn đừng quá lo lắng. Và cũng như mọi quy trình khác, quy trình chuyển văn phòng hoàn toàn có thể chia nhỏ ra từng giai đoạn và những nhiệm vụ đơn giản hơn nhiều.

>> Năm vấn đề thường gặp khi chuyển văn phòng

Như cách chuyển văn phòng với hình ảnh dưới đây thì bạn sẽ hoàn toàn yên tâm khi chuyển văn phòng sẽ diễn ra đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách cho phép và giảm tối đa sự mệt mỏi. Tuy những bước  này hoàn toàn không thể thay thế việc sử dụng một dịch vụ chuyển nhà trọn gói hoặc chuyển văn phòng chuyên nghiệp được. Nhưng nó lại vô cùng hữu ích cho những văn phòng với số lượng nhân viên không quá 10 người trong và không gian văn phòng rộng không quá 100m2.  

1. Đánh giá nhu cầu và tình hình hiện tại

Bạn cần làm rõ về mục đích của việc chuyển văn phòng như thời gian thuê hết hạn thuê văn phòng, hoạch định phát triển hay mục tiêu kinh doanh…v….v….tất cả các điều đó là để định nghĩa những nhu cầu của bạn và lên một kế hoạch chuyển văn phòng phù hợp. Có vài quyết định lớn cần phải được phê duyệt như thời điểm bắt đầu chuyển văn phòng, những điều khoản của hợp đồng thuê văn phòng, những nghĩa vụ và trách nhiệm của bạn đối với khách hàng.

2. Hiểu rõ yêu cầu của chính mình

Việc hiểu rõ yêu cầu vận hành và kế hoạch cơ bản sẽ giúp cho toàn bộ việc chuyển văn phòng được đơn giản, dễ dàng và tiết kiệm. Đừng lo lắng quá về các chi tiết kỹ thuật tuy nhiên bạn cần có một sự đồng thuận và ý kiến chung về việc ra quyết định thực hiện kế hoạch chuyển văn phòng bao gồm các bước sau:

  • Nơi bạn muốn chuyển đến.
  • Không gian bạn cần là bao nhiêu và khi nào thì bạn sẽ chuyển đến văn phòng mới.
  • Những yêu cầu chính yếu về văn phòng mới của bạn là gì
  • Mục tiêu hoạch định kinh doanh của bạn có phù hợp với việc chuyển văn phòng hay không.

3.  Xây dựng đội ngũ chuyển văn phòng ở công ty bạn

Việc chuyển văn phòng là vấn đề quan trọng và sự cố gắng nỗ lực của toàn thể nhân viên công ty sẽ giúp công việc được thành công. Trong đó, nhiệm vụ tập hợp mọi người để thành lập nhóm cho kế hoạch chuyển văn phòng là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà bạn cần thực hiện. Nhóm của bạn nên bao gồm những người có kỹ năng tổ chức, sắp xếp quản lý tốt vì kỹ năng này đặc biệt hữu ích khi sắp xếp hàng hóa vật dụng ở văn phòng ngăn nắp và đúng chỗ ở nơi mới. Tuy nhiên, nếu số lượng thành viên của nhóm không đủ thì việc bạn cần tìm thêm thành viên bên ngoài để hỗ trợ. Một khi quyết định chuyển văn phòng được thông qua thì người đứng đầu dự án này phải được cả nhóm để cử và trao trách nhiệm. Dĩ nhiên, người lãnh đạo nhóm phải là người có các yếu tố sau đây:

  • Có được sự tin tưởng của ban lãnh đạo công ty.
  • Đại diện công ty thực hiện quyền hạn được trao
  • Có sự tín nhiệm của mọi thành viên trong công ty để có thể đưa ra quyết định
  • Là người có khả năng tổ chức con người và quy trình tốt.
  • Có kinh nghiệm thực hiện dự án trong ngân sách cho phép
  • Là người có khả năng giao tiếp tốt

4. Bắt đầu việc chuyển văn phòng sớm

Có vô số thứ để làm do đó bạn cần bắt đầu công việc sớm hơn để có cơ hội hoàn thành công việc trơn tru và đúng kế hoạch. Tuy nhiên, bạn không thể đưa ra một kế hoạch mà thời gian bắt đầu quá xa ngày bạn lên kế hoạch. Thời điểm tốt nhất cho bạn là một khi người lãnh đạo nhóm được chỉ định thì công việc nên được bắt đầu. Bạn nên bắt đầu xem xét các chọn lựa của mình trong đó có việc chuyển văn phòng cách thời hạn hơp động thuê văn phòng là 9 đến 18 tháng. Việc cho mình nhiều thời gian sẽ làm tăng khả năng chọn lựa chính xác và kết quả là bạn sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí và tránh sai lầm 

5. Lên ngân sách thực tế bám sát theo kế hoạch

Việc xây dựng ngân sách chi tiết cho việc chuyển văn phòng là một bước rất quan trọng giúp bạn đánh giá chi phí mà bạn phải bỏ ra và quản lý chúng xuyên suốt quá trình chuyển văn phòng. 

6. Tìm nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp

Đây là một bước mà bạn cũng cần tính tới nếu bạn cảm thấy kế hoạch của mình còn nhiều vấn đề chưa được giải quyết. Việc chuyển văn phòng là một quá trình phức tạp, căng thẳng và tốn thời gian, do đó bạn cần đưa ra cho mình nhiều chọn lựa để có thể có quyết định đúng đắn nhất. Trong số các lựa chọn của bạn thì việc tìm một nhà cung cấp dịch vụ chuyển nhà hoặc chuyển văn phòng không phải là ý tồi hoặc với nhiều công ty thì đây là ý tưởng tốt nhất. Đơn giản vì họ sẽ hướng dẫn bạn xuyên suốt quá trình, tiết kiệm chi phí cho bạn về lâu dài và đảm bảo bạn không mắc phải các vấn đề không đáng có.

 7. Vấn đề giao tiếp

Việc chuyển văn phòng thực tế được coi là một sự thay đổi đáng lo với nhân viên của bạn. Ngay tại thời điểm chuyển văn phòng thì chắc chắn công ty của bạn phải tiếp tục hoạt động và tập trung vào lượng công việc cũng như các cam kết hiện tại. Tuy nhiên, chuyển văn phòng lại là một cơ hội tuyệt vời đối với việc cải thiện năng lực kinh doanh, gia tăng tinh thần và động lực của nhân viên. Do đó, để đạt được mục tiêu trên thì bạn cần chắc rằng mọi thành viên phải tham gia vào dự án phải được cập nhật, đặc biệt khi có sự thay đổi nào. Nếu bạn giữ việc giao tiếp giữa mọi người và các bộ phận công ty, cả những người bạn thuê bên ngoài với nhau thì việc chuyển văn phòng sẽ có nhiều cơ hội được thành công hơn.

 8. Tận dụng cơ hội

Loại bỏ tất cả các tập tin cũ và dọn sạch khu vực lưu trữ những mục không cần thiết. Bạn cũng đừng quên việc lưu dữ liệu vào máy tính và hủy những tài liệu bảo mật.

Nhờ đó mà dữ liệu có thể được truy cập bất kỳ lúc nào và cung cấp dữ liệu hỗ trợ để giới hạn thiệt hại trong trường hợp hỏa hoạn hay thảm họa. Bạn cũng có thể quan tâm các vấn đề sau:

  • Nâng cấp: đây được coi là cơ hội lý tưởng để nâng cấp các trang thiết bị hiện đại, hiệu quả và tiết kiệm không gian cho công ty bạn.
  • Xem xét lại nhà cung cấp hiện tại: việc chuyển văn phòng có thể là một thời điểm thích hợp để bạn gia hạn hoặc chuyển đổi nhà cung cấp.

Nguồn Vinamoves

Các bài viết khác

Cách chuyển văn phòng với hình ảnh
Đánh giá bài viết