1800 9224

Năm vấn đề thường gặp khi chuyển văn phòng

Trang chủ » Tin tức & sự kiện » Sự kiện

Trở về |

Năm vấn đề thường gặp khi chuyển văn phòng

Có một điều chắc chắn rằng sẽ không bao giờ quá sớm để chuẩn bị kỹ lưỡng một kế hoạch chuyển văn phòng cho doanh nghiệp mình. Chuyển văn phòng luôn là một vấn đề không đơn giản và đau đầu nếu không được hoạch định kỹ càng và đúng đắn. Khi nói đến vấn đề đau đầu thì có ý nghĩa là doanh nghiệp bạn sẽ có thể phải chịu rủi ro và tốn kém các chi phí không đáng có.
 

Dù rằng, doanh nghiệp của bạn từng chuyển văn phòng vài lần trước đây và dù rằng bạn cũng có vài kinh nghiệm trong việc chuyển văn phòng và chuyển nhà thì cũng không chắc chắn rằng những kinh nghiệm đó sẽ không bị quên lãng cho những lần chuyển văn phòng kế tiếp. Trong khi ở mỗi tòa nhà mới mà doanh nghiệp bạn thuê văn phòng thì phương thức vận chuyển hàng hóa cũng như kế hoạch chuyển văn phòng cũng có phần khác biệt. Do đó, không thể đảm bảo những chi tiết kinh nghiệm nhỏ hoặc những sai lầm trước đây sẽ được chú ý. Với kinh nghiệm thực tễ gần 10 năm kinh nghiệm chuyển văn phòng cho hàng ngàn doanh nghiệp ở địa bàn thành phố Hồ Chí Minh thì Vinamoves xin gởi đến các anh/chị phụ trách việc chuyển văn phòng của doanh nghiệp mình năm vấn đề thường gặp khi chuyển văn phòng.

1. Ước lượng chi phí không chính xác
Rõ ràng trong chúng ta ai cũng có cấp trên của mình và mọi vấn đề như duyệt ngân sách cho bất kỳ dự án nào cũng cần phải có sự chấp thuận của sếp. Nhưng nếu ban đầu bạn tính toán ngân sách cho việc chuyển văn phòng không chính xác hoặc thiếu kinh nghiệm hoặc bạn chọn nhà cung cấp dịch vụ không chuyên nghiệp dẫn đến phát sinh chi phí thì bạn sẽ gặp rắc rối to. Sẽ vô cùng khó khăn khi lại yêu cầu sếp duyệt ngân sách lần nữa với mức chi phí cao hơn lần trước. Do đó, việc đầu tiên là bạn cần nắm rõ mọi vấn đề trong báo giá của nhà cung cấp dịch vụ chuyển nhà trọn gói hoặc chuyển văn phòng và đảm bảo rằng chi phí đó là trọn gói và không phát sinh trong suốt quá trình thực hiện công việc.
 
Tránh đau đầu không đáng có khi lên kế hoạch chuyển văn phòng
 
Tránh đau đầu không đáng có khi lên kế hoạch chuyển văn phòng

2. Ước lượng thời gian chuyển văn phòng khi thời gian chuyển tới gần

Hãy tự hỏi bạn rằng bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian vào dự án chuyển văn phòng của công ty sau khi bạn đã chọn một nhà cung cấp dịch vụ chuyển nhà và chuyển văn phòng? Trừ phi bạn đã từng chuyển văn phòng của công ty mình rồi nếu không thì bạn không thế biết chính xác thời gian chuyển văn phòng là bao nhiêu và bạn sẽ phải tốn bao nhiêu thời gian hằng ngày cho công tác chuẩn bị chuyển văn phòng. Những cuộc họp để lên kế hoạch, thay đổi về thời gian, phương thức, trả lời các câu hỏi từ công ty chuyển văn phòng, câu hỏi từ sếp của bạn…v.v….Những việc trên sẽ thêm vào danh sách công việc hằng ngày của bạn. Dĩ nhiên, trách nhiệm của bạn cũng sẽ từ đó mà tăng lên gấp bội khi đảm trách nhiệm vụ này. Do đó, giải pháp quan trọng là bạn cần tìm đúng nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp. Chỉ có họ mới giúp bạn giảm nhẹ gánh nặng công việc mà sếp giao cho bạn. Ngược lại, nếu bạn không cẩn trọng trong việc tìm nhà cung cấp dịch vụ thì chắc chắn mọi hậu quả bạn sẽ phải lãnh nếu việc chuyển văn phòng diễn ra không đúng kế hoạch. 

3. Kế hoạch chuyển văn phòng thiếu chuyên nghiệp
Việc lên kế hoạch luôn luôn mất nhiều thời gian hơn bạn tưởng, tuy nhiên một kế hoạch tốt sẽ là phần thưởng đáng giá giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và tiền bạc. Có thể nói chỉ với 10 phút dành ra cho việc lập kế hoạch chuyển văn phòng thì doanh nghiệp của bạn sẽ giảm được 1 giờ đồng hồ cho việc chuyển văn phòng. Và dĩ nhiên nếu bạn chưa từng tham gia vào một kế hoạch chuyển văn phòng trước đó thì chắc chắn sẽ rất khó để lường trước những rủi ro có thể xảy ra. Những sai lầm lớn nhất đó những yêu cầu ban đầu cho việc chuyển văn phòng được soạn thảo vội vàng, không rõ ràng sẽ dẫn đến việc chọn lựa nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng kém chất lượng. Thêm vào đó, chi phí phát sinh ngoài dự toán sẽ tăng lên và chắc chắn bạn sẽ phải chịu gánh nặng này. Do vậy, trước tiên bạn cần chắc rằng mình đã đưa ra yêu cầu một cách đầy đủ nhất có thể, nếu bạn không biết làm thế nào thì có thể tham khảo vài nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn hoặc chuyển nhà trọn gói để họ đưa ra ý kiến giúp bạn.

4. Không nhận thức được tầm quan trọng của nhà cung cấp dịch vụ
Ở những kế hoạch chuyển văn phòng với số lượng lớn nhân sự thì việc chọn nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng quan trọng không kém gì một cuộc hôn nhân. Và dĩ nhiên, một cuộc ly hôn như vậy sẽ khiến bạn tốn kém không ít. Theo kinh nghiệm thì việc chọn nhà cung cấp dựa theo tiêu chí giá rẻ chắc chắn sẽ dẫn đến mối quan hệ tồi tệ sau này. Có thể nói trước khi bạn chọn một nhà cung cấp thì mọi lợi thế đều trong tay bạn nhưng một khi bạn đã chọn được rồi thì lợi thế đó dần chuyển sang tay nhà cung cấp. Sỡ dĩ có điều đó là vì bạn sẽ không thể chịu đựng nổi việc thay ngựa giữa cuộc đua vì thời gian mất mát sẽ làm bạn hao tốn vô khối tiền bạc.Ngoài ra, nếu bạn cương quyết thay đổi nhà cung cấp dịch vụ giữa chừng thì chắc chắn nhà cung cấp kế tiếp sẽ đưa ra cái giá không hề dễ chịu cho bạn vì họ biết rõ bạn đang bị mắc kẹt. Đó là lý do bạn ít khi thấy nhà cung cấp loại khi dự án đang thực hiện giữa chừng.
 
 
Chọn nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp

5. Thiếu sự tin tưởng và hợp tác với nhà cung cấp
Thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng theo hướng đôi bên cùng có lợi là điều tốt nhất để giúp nhà cung cấp của bạn có thể duy trì hoạt động của họ trong tương lai khi một ngày nào đó bạn lại cần họ một lần nữa. Điều tồi tệ nhất là sử dụng dịch vụ của một doanh nghiệp và sau đó thì không thể liên lạc được họ vì họ đã phá sản hoặc giải thể. Mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp không những giúp cho doanh nghiệp mà bạn đang làm nói chung mà còn cho chính tương lai nghề nghiệp của bạn nó riêng. Nếu bạn thay đổi công ty mình đang làm việc nhưng lại có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp dịch vụ thì chắc chắn bạn sẽ có lợi thế hoàn thành công việc tốt hơn. Nhất là khi việc chuyển văn phòng là một điều khó khăn và việc tìm những người tài năng giúp bạn là điều không dễ.

Nguồn Vinamoves

Các bài viết khác

Năm vấn đề thường gặp khi chuyển văn phòng
Đánh giá bài viết